Gestion d'une session simple
Présentation
Ce tutoriel montre les différentes étapes d'une session de stage, de sa création jusqu'à sa clôture.
1. Création de la session
Informations globales
Dans le lien "Gestion", cliquer sur "Insérer".
- Sélectionner un programme. Les données de l'onglet "définition stage" se renseignent automatiquement. Il est possible de les modifier si besoin.
- Indiquer le(s) animateur(s) avec les informations complémentaires.
- Indiquer le(s) entreprises(s) avec les informations complémentaires.
- Décocher la case "Session prévisionnelle".
Cliquer sur "Valider". Un popup affiche le numéro de dossier affecté à cette session.
Saisie des dates
L'affiche bascule automatiquement sur la partie gestion des dates (accessible aussi par le bouton "Detail").
Cliquer sur "Insérer" pour ajouter une date.
- Préciser les informations de date (jour / horaires)
- Préciser l'animateur
- Préciser les informations sur le lieu
- Indiquer tous les stagiaires par entreprises en cliquant sur le bouton "Ajout".
- Cliquer sur "Valider" pour finaliser cette première date. Reproduire ces étapes pour insérer une nouvelle date.
- Cliquer sur "Retour" pour revenir sur la liste des sessions.
CONSEIL : Avant toute création de date, il est conseillé de vérifier l'existence des stagiaires inscrits en utilisant le lien Entités / Entreprises / Stagiaires .
Editions des documents contractuels et des convocations
Le bouton "Documents" permet d'accéder aux différents modèles d'éditions.
- Animateur : Contrat
- Entreprise : Convention
- Entreprise : Convocation (par entreprise ou par stagiaire)
- ...
2. Suivi de la session
Session en attente
Le lien "En Attente" permet d'avoir la liste des stages dont la date de début n'est pas encore atteinte. Il propose la possibilité de lancer les édition des documents Evaluations et Feuilles de présence
Session en cours
Le lien "En Cours" permet d'avoir la liste des stages dont la date de début est dépassée et dont la date de fin n'est pas encore atteinte.
Session terminée
Le lien "Terminées" permet d'avoir la liste des stages dont la date de fin est dépassée.
- Cliquer sur "Modifier".
- Saisie des absences
- Saisie des résultats et des **appréciations***
- Cliquer sur "Valider".
- Edition des documents d'attestation et de synthèse
3. Facturation de la session
Facturation Session
Le lien "Facture" / "Sessions" permet de visualiser les conventions en attente de facturation.
- Sélectionner une convention entreprise
- Cliquer sur "Modifier"
- Choisir "Facture simple"
- Cliquer sur "Valider"
Répéter cette procédure pour chaque convention.
- Cliquer sur "Edition" pour imprimer une facture.
Suivi des règlements des factures de la session
Le lien "Factures" / "Règlements" permet de suivre les factures établies pour la session et d'indiquer les dates et modes de règlement effectifs.
- Sélectionner une facture réglée.
- Cliquer sur "Modifier"
- Saisir les valeurs dans les zones Date et Mode règlement
- Cliquer sur "Valider"
Saisie des achats (optionnel)
Le lien "Achats" / "Achats" permet de saisir des factures de charges liées à la session (ex : factures animateurs, location de matériels, commissions internes...).
4. Clôture de la session
Le lien "Sessions" / "Clôture session" permet de :
- pointer le suivi financier de la session
- gérer les recyclages prévisionnels
- Cliquer sur "Modifier".
- Cliquer sur le bouton "Clôturer".
- Cliquer sur "Valider".