FAQ (Foire aux questions)

Cette section propose des réponses à une série de questions fréquentes sur l'utilisation du logiciel FormApp.

Sessions

Q : SESSION - Comment est attribué le numéro de dossier d'une session ?
R : Lors de la création d'une session, FormApp lui attribue automatiquement un numéro (si cette dernière n'est pas prévisionnelle).
Pour ceci, FormApp va chercher la valeur du compteur "CPTSESS" dans la table des paramètres et va lui rajouter +1 (ex : 21022 -> 21023).
Quelques règles :

  • Le compteur peut être paramétré pour avoir un format spécifique (ex : Exercice + N°incrément, lettre + numéro du mois...).
  • Si la première d'un compteur est un "A", la session est alors considéré comme "Annulée".
  • La zone compteur est libre d'accès. Sa valeur peut être modifiée ou forcée directement à l'écran.

Plus d'infos sur les Paramètres

Q : SESSION - A quoi sert le top Prévisionnel ?
R : Lors de la création d'une session, FormApp va déterminer la valeur par défaut de cette zone en fonction d'un paramètre placé dans le fichier de configuration de l'application.

  • Aucun numéro de dossier n'est associé à la session tant que le top "Prévisionnel" est coché.
  • Les sessions marquées comme prévisionnelles sont exclues par défaut des différents liens, traitements (BPF, recyclages...) et statistiques de FormApp.

Q : SESSION - Quels sont les différents états possibles d'une session ?
R : Liste des états possibles

Nom Code Notes
Prévisionnel 10 Par défaut, une session est créée en tant que session prévisionnelle. C'est à l'utilisateur de décocher manuellement ce top pour sortir de cet état. Un numéro de dossier est alors attribué à la session.
En attente 20 Session dont la date de début est > à la date du jour
En cours 30 Session dont la date de début est > à la date du jour et la date de fin est > à la date du jour
Terminé 40 Session dont la date de fin est < à la date du jour
Facturé 50 Session dont toutes les conventions sont marquées comme facturées
Cloturé 90 Session dont l'utilisateur a validé le top cloturé. Pour des questions de performances, la session n'est plus visible dans le mode d'affichage "Rapide" (uniquement en mode "Complet")
Annulé 9 Session annulée. Pour ceci, le numéro de dossier doit commencer par la lettre 'A' (ex : A15299)

FormApp détermine automatiquement l'état d'une session en fonction des valeurs qui la définisse (date de début, date de fin, tops...).

Facturation

FACTURE - Q : J'ai fait un avoir pour solder une facture. Le soucis est que la facture initiale apparaît comme impayée alors que je la solde en générant un avoir. Comment faire ?
R : Le logiciel ne gère pas de lien entre un avoir et une facture car on peut imaginer des cas particuliers :

  • Avoir financier sur un ensemble de factures.
  • Avoir partiel sur une facture
  • ... Une des possibilités est de créer un mode de règlement supplémentaire (par exemple : "Pris en compte par avoir") qui sera utilisé pour toper les différentes pièces concernées. La création d'un mode de règlement passe par le lien "Paramètres".