Gestion des recyclages

Principe

FormApp propose un système de calcul des recyclages théoriques qui peut être utile pour préparer des campagnes de préparations des ressources ou de relances auprès des clients.

flowchart LR A[Session cloturée] -->|Calcul selon programme| B(Recyclage théorique) B --> C{Analyse} C -->|Ok| D[Nouvelle session] C -->|Pb| E[Décision]

Etape 1 - Calcul

Chaque session est associée à un programme (ex : FORMATION INITIALE DES SAUVETEURS SECOURISTES DU TRAVAIL) dont la définition peut faire référence à un programme de recyclage spécifique (ex : MAINTIEN ET ACTUALISATION DES COMPETENCES SST).

graph LR subgraph Recyclages rs1(Stagiaire A) rs2(Stagiaire B) rs3(Stagiaire C) rs4(Stagiaire D) rs5(Stagiaire E) rs6(Stagiaire F) end subgraph Session 1 a1(Stagiaire A)--> |Programme| rs1 end subgraph Session 2 as2(Stagiaire B)--> |Programme| rs2 as3(Stagiaire C)--> |Programme| rs3 end subgraph Session 3 ss3a(Stagiaire D)--> |Programme| rs4 ss3b(Stagiaire E)--> |Programme| rs5 ss3c(Stagiaire F)--> |Programme| rs6 end

Lors de la clôture de cette session, le système calcule les dates prévisionnelles de recyclage pour l'ensemble des stagiaires de la session. Pour ceci, il tient compte des informations de délai indiqués au niveau du programme (ex : 2 ans).

Lien : INFOS CLOTURE SESSION Lien : INFOS PROGRAMME

Le calcul des recyclages peut être lancé manuellement.

Etape 2 - Analyse

Le lien "Recyclages théoriques" permet de visualiser l'ensemble des dates prévisionnelles ainsi calculées avec la possibilité de les modifier, de les supprimer.

Règles

Les recyclages sont calculés pour les sessions qui sont :

  • clôturées
  • non prévisionnelles

Etape 3 - Décision

Lien Recyclages théoriques.

Ce lien permet d'afficher toutes les prévisions de recyclage en cours (1). L’action « Recalcul de tous les recyclages » (2) permet de relancer le calcul. Idéal si les définitions de stages sont modifiées (délai…).
L’édition « Prévisionnel / Entreprise » (3) permet d’éditer les sessions à venir sur une période donnée.
Le bouton « Mail » (4) permet d’envoyer un mail à une entreprise spécifique avec la liste des stagiaires concernés.

L’édition « Prévisionnelle / Entreprise » ressemble à ceci : Plage de dates (1)
Bouton « Valider » (2) pour afficher le résultat.
On retrouve, par entreprise, les sessions à renouveler (3) et celles déjà enregistrées (4). Utile pour faire des pointages.

Le bouton « Mail » affiche un sélecteur de dates spécifique :

Les modèles de documents sont placés dans le répertoire « Entreprise_Recyclages » (1). Ils proposent des présentations différentes (2). Le bouton « Mail » (3) ouvre Outlook et génère un mail qui peut être complété et personnalisé. Les champs sur la droite (4) peuvent être inclus dans le modèle du mail.

Recalcul de tous les recyclages

Certaines situations peuvent nécessiter une attention particulière :

  • Modification des délais de recyclage sur une définition de stage (ex : SST passe de 2 à 3 ans).
  • Changement de la définition d'un programme pour préciser un stage suivant nouveau ou différent.

Dans le lien "Recyclages théoriques", l'action "Recalcul de tous les recyclages" effectue les traitements suivants :

  • Supprime l'ensemble des recyclages stagiaires déjà calculés.
  • Recalcule les recyclages en fonction des données en cours.

Un message d'avertissement s'affiche avant de lancer le calcul.

Le recalcul supprime toutes les modifications et annotations effectuées manuellement sur les enregistrements non protégés qui ont été saisis précédemment.

Stop recyclage

Dans certains cas, les stagiaires ne doivent pas faire l'objet d'un recyclage quand ils :

  • ne souhaitent pas être renouvellés (SST, CSE...)
  • n'ont pas acquis la compétence initiale
  • ...

Pour ceci, il faut :

  • Cliquer sur le lien "Sessions / Terminées"
  • Choisir une session et cliquer sur "Modifier"
  • Cliquer sur l'onglet "Bilan"
  • Sélectionner le stagiaire et ajouter une information "Recyclage : Stop"